Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Раздел 4. Составление описи и справочного аппарата к ней». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Опись дел по личному составу в зависимости от количества дел или периода времени, за который составляется опись, может составляться на отдельные виды документов по личному составу или на весь комплекс документов.
Название описи архивного фонда может совпадать с названием фонда организации, если она охватывает дела всех ее структурных подразделений.
Если предисловие составляется к каждой описи фонда, оно должно содержать сведения, относящиеся только к данной описи.
Планирование и нормативное регулирование
Опись продолжается в течение периода, пока число дел, занесенных в нее, достигнет 4–х значной цифры, а становится приделом, так как шифр с такой цифры очень громоздок и возникает больше возможностей ошибок. В маленьких организации, где в течение года формулируется 20-50 дел постоянного хранения, 4-х значная цифра будет достигнута через несколько лет, а опись надо утверждать регулярно.
Опись может, заканчивается и при передачи дел в госархив. После передачи комплекса за несколько лет начинается новая нумерация.
Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Их задача — ускорить и облегчить труд пользователя по работе с описью. Указатели могут быть предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др.
Указатель к описи представляет собой перечень предметов, встречающихся в заголовках описи, которые раскрываются необходимыми пояснениями и ссылочными данными.
Титульный лист — содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).
Составить именной и географический указатели не составляет труда, в них включаются все понятия, встречающиеся в тексте описи.
Если в процессе выявления особо ценных документов обнаружено, что все или большинство единиц хранения данной описи относятся к категории особо ценных, отдельная опись особо ценных документов не составляется, а копируется имеющаяся опись.
Если документы фондов, составляющих объединенный архивный фонд, включены в отдельные описи, составляется общее предисловие, в которое включаются все сведения, относящиеся к объединенному фонду и его отдельным фондам и описям, по принципу формирования объединенного архивного фонда.
Для организации доступа к документам по личному составу и их использования в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций создаются справочно-поисковые средства к архивным документам.
Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей — ускорить и облегчить труд пользователя по работе с описью. Указатели могут быть: предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др.
Не включайте в предметный указатель виды документов. Специально указатель видов документов составляется к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения.
Работники канцелярии раскладывают описи в соответствии с утвержденной структурой, отраженной в номенклатуре дел. На первое место помещается опись в соответствии с утвержденной структурой, отраженной в номенклатуре дел. На первое место помещается опись дел канцелярии, так как здесь формируется наиболее важные дела, отражающие деятельность всего учреждения.
Опись состоит из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
Крайними датами каждого названия организации являются даты приказов, распоряжений вышестоящих организаций (если они имеются) или дата регистрации изменений в Уставе организации в связи с ее переименованием.
Если организация не является источником комплектования государственного, муниципального архива, то она сама полностью контролирует правильность составления и оформления описей дел по личному составу; согласование с ЭПК не требуется.
Политические и социально-экономические изменения жизни российского государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов.
Совет министров Хакасской Советской Социалистической Республики, Территориальное производственное объединение жилищно-коммунального хозяйства г. Абакан Хакасской ССР апрель 1991 — февраль 1992 гг.
Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены. На законченные делопроизводством дела составляются описи.
Для систематизации дел в описи используется различные схемы. Наиболее приемлемые схемы: хронологически-номинальная, когда основой расположения дел является год, внутри года по видам документов или номинально-хронологическая, когда сначала располагаются дела по видам документов, внутри по годам.
В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве.
Для систематизации дел в описи используется различные схемы. Наиболее приемлемые схемы: хронологически-номинальная, когда основой расположения дел является год, внутри года по видам документов или номинально-хронологическая, когда сначала располагаются дела по видам документов, внутри по годам.
Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.
При выполнении работы была изучена и использована следующая литература: Кузнецова И.Н «Делопроизводство», а также статья Андреевой И.Н. Систематизация документов и формирование дел, напечатанная в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»; Методические рекомендации: «Составление архивных описей» / Росархив. ВНИДАД. – М., 2003г.
Справочный аппарат – неотъемлемая часть описи дел и одновременно навигатор по ее содержимому. Собственно, в этом и есть главное назначение данного вида справочника: обеспечить поиск сведений и предоставить дополнительную информацию по фонду. О том как грамотно составить поисковый инструментарий, рассказывает к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М.
Соблюдайте порядок перечисления названий организации или ее подведомственность. В случае если они менялись в течение времени, за которое составлена опись, первым указывается последнее название организации, а затем последовательно все переименования в хронологической последовательности.
Если количество дел постоянного хранения невелико, то допускается при составлении годового раздела описи вносить в него документы за два-три года, согласовав это с соответствующим госархивом.
При включении в новую опись единиц хранения нескольких переработанных описей, в переводную таблицу включается графа с номерами описей.
По завершении систематизации карточек (в соответствии с принятой схемой систематизации), на которых проводилось описание единиц хранения, составляется одна или несколько описей.
Номенклатура дел (далее НД) представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Закона Российской Федерации от 30 ноября 1994 года № 51-ФЗ;
В каждом последующем томе дается также итоговая запись, учитывающая данные итоговых записей всех предыдущих томов. В итоговой записи указывается количество дел данной описи (цифрами и прописью в круглых скобках), первый и последний номера дел описи. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием его должности, заведующим архивохранилища или хранителем фондов.
При утверждении ЭПК ГА РФ новых годовых разделов описей вместе с разделом обязательно представляется «Дополнение к исторической справке». Оно составляется к фонду организации, независимо от того, какие документы включены в опись (учреждения в целом или какой-либо его структурной части).
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
Оформление архивной описи в нашей стране в последние годы особенно актуально в силу постоянно происходящих перемен, реформ, перестроек и изменений, затрагивающих экономический сектор. Информация, хранимая в архивах, считается важной и ценной. Она позволяет понять, почему ситуация развивалась конкретным образом, а также разобраться в том, каковы перспективы будущего.
Курсовая работа состоит из введения, 4-х глав, заключения, 4 приложений и списка источников литературы.
Все данные по истории учреждения приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы. Если при составлении исторической справки были использованы документы организаций, фонды которых хранятся в ГА РФ, ссылки даются на эти фонды.
Названия организаций при внесении их в текст описи при первом их наименовании в тексте указываются полностью, а затем, в круглых скобках, сокращенно (в соответствии со списком сокращенных слов).
Если документы фондов, составляющих объединенный архивный фонд, включены в отдельные описи, составляется общее предисловие, в которое включаются все сведения, относящиеся к объединенному фонду и его отдельным фондам и описям, по принципу формирования объединенного архивного фонда.
НД визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив и направляется на согласование с районным архивом, после чего утверждается руководителем организации.
Функциональность и составление: ряд нюансов
Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива – указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описиопределяющим фактором является её качественное составление.
Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу (приказы (распоряжения) по личному составу), личных дел уволенных работников.
Справочный аппарат к описи выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.
Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи.
НД проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по НД в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Порядок составление справочного аппарата к описи
Если в течение периода, за который составлена опись, название организации изменялось, на титульном листе указывается её последнее название и подчиненность.
Если предисловие составляется к каждой описи фонда, оно должно содержать сведения, относящиеся только к данной описи.
Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы – переводные таблицы, библиографии, терминологический словарь.
В листе-заверителе описи указываются количество пронумерованных листов, в том числе — литерных, а также пропущенные номера.
НД включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов НД определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В заключительной части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи, основы его построения и указания о порядке пользования им.
Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.
Можно выделить несколько видов описей дел: опись дел структурного подразделения (сдаточная опись); опись дел постоянного хранения; опись дел долговременного хранения; опись дел по личному составу.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.