Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсации сотрудникам за использование личного имущества». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Рассчитать размер амортизации за месяц. Для удаленных работников амортизацию рассчитывают так же, как амортизацию офисного оборудования.
Минфина России от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186). Но в этом случае могут дополнительно потребоваться документы, подтверждающие причины и обстоятельства, с которыми связаны соответствующие расходы. Например, это может быть объяснительная записка о причинах поломки или «служебка» о необходимости «апгрейда» техники для выполнения поставленной задачи.
Компенсация за использование личного имущества: как установить
Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.
Подлежат возмещению расходы, произведенные работником на ремонт в связи с неисправностью, поломкой используемого имущества, поскольку оно становится частично или полностью непригодным.
Если работодатель не выплатил Вам компенсацию и (или) не возместил расходы, связанные с использованием личного имущества в работе, либо произвел выплаты не в полном объеме, перейдите к шагу 4.
Обращаем внимание, что компенсация использования ГСМ производится на основании документов по фактическим затратам.
Правила закрепляют, что денежная компенсация выплачивается сотрудникам, служебная деятельность которых имеет разъездной характер в соответствии с их служебными обязанностями, основанием для использования сотрудником личного транспортного средства в служебных целях является приказ руководителя, денежная компенсация выплачивается за истекший месяц и т.д.
С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества.
Если приобретение оформлено на работника, НДС к вычету принять нельзя по документам, подтверждающим расходы.
Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).
Заполните формулу расчета с учетом отработанного времени. Для формулы введите новый показатель расчета – «Компенсация за использование личного транспорта в пределах норм» по кнопке «Создать показатель».
Очевидно, что просто так возместить расходы сотруднику и учесть их в налоге УСН организация не может. Подтвердить и обосновать использование личного имущества сотрудника для включения в расходы нужно документами. Рассмотрим основные моменты, которые нужно учесть, когда имеешь дело с контролёрами.
Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».
Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140. В нем приведены разъяснения в отношении компенсации за использование личного транспорта, но их можно распространить на компенсацию иного имущества сотрудников (ст. 188 ТК РФ). Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.
По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 срок полезного использования телефона (код 14 3222000) – от трех до пяти лет включительно (третья амортизационная группа).
Дополнительные затраты, связанные с использованием имущества, например, затраты на ГСМ, на мобильную связь, также списываются в расходы; для подтверждения используются чеки, путевые листы, детализация по счету на услуги мобильной связи.
В любом из этих вариантов, компенсация не начисляется за дни отсутствия сотрудника на работе – отпуск, больничный и т.п.
Например, если срок составляет 60 месяцев, а пороговая стоимость компенсации в вашей компании для одного сотрудника – 50 тыс. руб, то лимит составит 833 руб. в месяц.
Эти суммы можно еще скорректировать, если учесть почасовую амортизацию оборудования — компенсировать износ личного оборудования только за рабочие часы.
Компания может устанавливать лимиты как по срокам давности приобретения техники (например, исходя из фактического срока амортизации техники), так и при расчете суммы возвращения: для этого максимальную стоимость техники нужно разделить на определенный срок полезного использования.
Если человек трудился на удаленке не весь месяц, тогда придется пересчитать размер компенсации в зависимости от количества отработанных дней.
Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства.
Нормы расходов на выплату компенсации зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.
Разместите виджет на своём сайте
Орловский Ю.П., Чиканова Л.А., Нуртдинова А.Ф., Коршунова Т.Ю., Серегина Л.В., Гаврилина А.К., Бочарникова М.А., Виноградова З.Д.
И даже те работодатели, которые временно перевели часть своих сотрудников на «удаленку», вынуждены рассматривать такой вариант и в дальнейшем. Как известно, нет ничего более постоянного, чем временное.
Работодатель обязан согласовать размер и условия выплат за использование (либо в форме компенсации, либо в форме возмещения расходов) Вами личного имущества в работе и заключить соглашение об использовании личного имущества.
Таким имуществом может быть личный автомобиль сотрудника, его ноутбук или компьютер, мобильный телефон и т.п.
Постановлением Совмина от 28.04.2022 N 260 «Об установлении нормативов отчислений» установлены размеры распределения подоходного налога с физлиц между бюджетом г.
При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуральной форме (путем ремонта/замены испорченного имущества).
Таким образом, для учета затрат достаточно иметь допсоглашение о временном переводе на дистанционную работу, где зафиксированы порядок и условия возмещения затрат, утвержденный работодателем отчет сотрудника и соответствующие платежные документы.
Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, воспользуйтесь Классификацией, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. Если используемое имущество в Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, не упомянуто, срок полезного использования определите самостоятельно.
Если еще недавно дистанционные сотрудники в штате компании были скорее единичными случаями, то сейчас удаленная работа превратилась в устойчивый тренд, и все больше работодателей сталкиваются с вопросами по обеспечению условий труда, организации рабочего места и обязанностям, которые они несут перед удаленными работниками.
Есть два вида договоров аренды: с экипажем и без. В первом случае сотрудник управляет автомобилем сам, а во втором только даёт компании в аренду.
Условие об использовании личного оборудования в служебных целях обязательно должно быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, в противном случае некоторые контролирующие органы могут признать выплату компенсации необоснованной.
Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно и договором безвозмездного пользования (договором ссуды).
Документы для подтверждения расходов:
- трудовой договор или доп. соглашение о компенсации затрат сотрудника для выполнения работы;
- отчет сотрудника о произведенных затратах (форма утверждена в УП), заявление, авансовый отчет и т.п.;
- документы, подтверждающие владение (аренду) принтером: накладная, чек ККТ, банковский слип об оплате;
- документы, подтверждающие расходы: акт, накладная, чеки ККТ;
- приказ руководителя (при необходимости).
Например, удаленному менеджеру по закупкам нужен компьютер с доступом в интернет. Если менеджер работает на домашнем компьютере — руководитель обязан возместить ему амортизацию личного оборудования, расходы на электроэнергию и связь.
Работник использует свой автомобиль как в личных, так и в служебных целях по месту основной работы. Разъездной характер работы данному сотруднику не установлен. По соглашению с нанимателем компенсация за износ транспортного средства определена в размере 150 руб. в месяц. Сумма перечисляется на карт-счет работника.
При втором подходе работодатель полностью обеспечивает сотрудников на «удаленке» всем необходимым для работы. Другими словами, всю материальную базу (ноутбуки, роутеры, телефоны, принтеры и другую технику; расходные материалы), а также программное обеспечение организация закупает за свой счет и на свое имя.
Обращаем внимание, что платить сотруднику возмещение в большей сумме, нежели указанные нормативы, никто не запрещает, просто «все что сверху» учесть в налоговых расходах не получится.
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается 1) компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также 2) возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Действующим законодательством никаких ограничений по размеру компенсаций дистанционным работникам не установлено.
Работник, использующий свое транспортное средство для нужд нанимателя, имеет право на получение за его износ (амортизацию) компенсации.
Как установить размер компенсации
Если удаленный сотрудник использует в работе личное имущество — компьютер, принтер или сканер — ему положена денежная компенсация за естественный износ оборудования. Рассказываем, как руководителю рассчитать и оформить компенсацию, облагается ли она НДФЛ и взносами, и какой штраф заплатит работодатель за невыплату компенсации.
В законе отсутствует конкретный перечень расходов, но существующая формулировка означает: работника необходимо обеспечить всем, что нужно для исполнения трудовых обязанностей.
Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.
При составлении соглашения необходимо зафиксировать в нем порядок выплаты компенсации. В нем необходимо указать, зависит ли сумма компенсации от количества календарных/рабочих дней в месяце, а так же – будет ли выплачиваться компенсация, если сотрудник отсутствовал на работе (был на больничном, в отпуске).
Напомним, что с 2019 года важное значение при включении компенсации за использование имущества в служебных целях и арендной платы за транспортное средство в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, имеет факт установления работнику разъездного характера работы и выплаты соответствующей компенсации.
Нормативные акты министерств и ведомств Российской Федерации по ст. 188 ТК РФ
Условие о возмещении расходов за использование личного имущества работником может быть предусмотрено в его трудовом договоре, либо сторонами оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору.
Суды считают, что обеспечение дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами является обязанностью работодателя (Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 16.12.2021 № 88-21596/2021).
На практике обычно происходит совмещение этих схем. Часть оборудования, расходников и ПО предоставляется работодателем, а другая часть является собственностью работника.
Выплата компенсаций руководителям бюджетных учреждений и организаций производится с разрешения вышестоящих органов управления (организаций).