Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление копии трудовой книжки с 2022 года». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
С 1 сентября 2021 года действуют новые правила ведения трудовых книжек. В том числе, они обновили и порядок выдачи дубликата трудовой книжки.
Заполнение трудовой книжки в 2022 году: правила и образец
Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.
Если ваша организация будет выбрана органом местного самоуправления для отбытия такого наказания, то нужно учитывать некоторую специфику. В частности, что касается отпуска, поощрения, взыскания, увольнения. Расскажем, на что работодателю обратить внимание, чтобы трудовые отношения с осужденным не вылились в проблему. На конкретных примерах покажем, как рассчитать отпуск.
По запросу гражданина выдается Пенсионным Фондом РФ – на основании информационных ресурсов ведомства. Но теперь действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Данные правила рекомендуется использовать, но нет прямой обязанности. Как показывает судебная практика, именно этим стандартом нужно пользоваться при заверении документов. Во избежание споров с работниками и контролирующими органами, именно этот стандарт нужно использовать для заверения копий трудовой книжки для работников, для банков и других организаций.
Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство.
В таком же порядке работодатель должен выдать сотруднику дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка или вкладыш пришли в негодность – обгорели, порваны или испачканы.
Сразу скажем, копию трудовой книжки для предоставления работником в банк и для любых других целей заверяют по одинаковым правилам, хотя напрямую они нигде не прописаны.
Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016.
Если копия нужна сотруднику следует написать заявление на имя руководителя. Максимум через 3 рабочих дня начальник должен удовлетворить просьбу работнику и выдать ему копию трудовой книжки, заверенной по установленным правилам.
По запросу сотрудника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки. Если работник отказался от бумажной трудовой и выбрал электронный вариант, работодатель должен выдать форму СТД-Р.
По сути, это должны быть следующие реквизиты:
- на последней странице копии после последней записи в трудовой книжке нужно написать, что «Работает по настоящее время»;
- на каждом листе копии должна быть надпись или штамп «Верно» или «Копия верна»;
- указание на организацию, где хранится подлинник трудовой книжки;
- дата, должность, Ф.И.О. и подпись руководителя организации.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.
Далее руководитель предприятия указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку. Аналогичные действия предпринимает ответственный сотрудник отдела кадров. После каждой подписи ставится календарная дата. После вся надпись скрепляется «живой» печатью предприятия.
Сведения о приеме на работу
Кроме того, необходимо свериться с кадровыми документами, чтобы убедиться, что все записи о переводах, изменении подразделения и иных подобных нюансах были внесены в трудовую.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна:
- оформить дубликат на новом бланке;
- внести в него известные сведения;
- заверить записи.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
Делается это следующим образом.\n\n\n\nЕсли речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения.
Малым предприятиям разрешено хранить трудовые книжки в шкафу или сейфе. Если так есть на самом деле, то в заверительной надписи достаточно будет указать наименование работодателя.
Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере
Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2022). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью. Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника.
По письменному запросу сотрудника предприятие, где он работает, выдает ему сведения в электронном или бумажном виде. Предпочтительный вариант документа указывается в заявлении работника. Но, поскольку цифровой вариант копии ЭТК необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, его выдают только при наличии такой подписи.
Если работник выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, то тогда по его запросу работодатель должен выдать справку по форме СТД-Р.
Можно ли будет после 1 сентября 2021 г. использовать формы КУДТК и ПРК, которые были раньше утверждены?
Законодательством срок действия копии трудовой книжки не установлен. Однако структура. которая затребовала копию у вашего сотрудника, может установить такой срок. Например, банки, когда запрашивают пакет документов для выдачи кредита, обычно требуют копию трудовой книжки не старше одного месяца.
Обратите внимание, что дубликатов ТК ни Госуслуги, ни ПФР не оформляют. Там только дают данные о стаже и местах работы из базы данных. Чтобы завести новый бланк, необходим работодатель — бывший или действующий.
Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.
Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной.
Представляем наш обзор (коротко и по полочкам обо всех изменениях), инструкции, бесплатный семинар (запись), публикуем комментарии и консультации юристов по новому Порядку ведения трудовых книжек, образцы записей в трудовую книжку по-новому.
Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке
Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.
Если в колледже обучение проходило по программам подготовки специалистов среднего звена, то в дипломе будет указана специальность (например, «Компьютерные сети», «Технология хлеба, кондитерских и макаронных изделий»).
В случае, если трудовая книжка работника пришла в негодность или утрачена, работник вправе обратиться к работодателю для выдачи дубликата трудовой книжки в порядке, установленном пунктом 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Заверять титульный лист можно не только печатью организации, но и печатью кадровой службы (при наличии).
Стороны могут и не дожидаясь истечения срока перевода заключить соглашение о том, что перевод стал постоянным.
Документ с записями о стаже гражданина хранится в организации, где он трудоустроен. На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно в случае порчи или утраты. Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.
По поводу внесения записей об образовании в трудовую книжку в настоящее время специалисты высказывают два мнения. Одно из них изложено выше автором статьи. Согласно другому мнению мы должны вносить записи на основании дипломов и не имеем права искажать, изменять или как-то адаптировать под новые варианты, подыскивая аналоги.
Уважаемые коллеги и друзья! Мы с радостью сообщаем, что очередная партнерская конференция ЭОС «Весенний документооборот – 2022» состоится. Впервые в истории наших конференций встреча друзей-партнеров ЭОС пройдет на территории Сибири, в городе Красноярске.
Если работник получил образование до 2013 года, в его дипломе уровень образования может быть указан иначе, например, «высшее профессиональное», «начальное профессиональное».
У нас закончились бланки трудовых книжек. Стоит ли их сейчас закупать? Может, дождаться новых бланков?
Работодателям об электронной трудовой книжке
Название специальности обязательно присутствует в дипломах о высшем образовании уровня «специалитет».
А что писать в строке «Профессия, специальность» бакалаврам и магистрам? У них нет специальности – в дипломе указано направление подготовки. Присвоенная квалификация – соответственно, «бакалавр» и «магистр».
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, — образец 2022 года вы найдете далее — может потребоваться работнику в любой момент: для получения кредита, оформления загранпаспорта или визы, да мало ли для чего еще. Объяснять вам свою просьбу он не обязан. А вот вы выдать ему заверенную копию трудовой книжки должны.
Однако обратите внимание на то, что Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей – далее Правила) Приказом № 320н не отменено.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Так как получить копию электронной трудовой книжки через МФЦ можно исключительно в бумажном варианте, а через Госуслуги – только в цифровом, подписанном усиленной электронной подписью, эти способы запроса подойдут не всем.
Таковой является дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).\n\n\n\nОтметим, что по действующим правилам издание приказа (распоряжения) о приеме на работу — это право, а не обязанность работодателя (см. «Работодателям разрешили не оформлять приказ о приеме на работу»).
Альтернативой является переход на электронную форму сохранения сведений о стаже, который доступен для любого человека в любое время.
В новой форме трудовой книжки меньше разворотов, где отражаются сведения о награждении, но больше разворотов, куда вносятся сведения о работе.